Entlastungsbetrag beantragen und abrechnen: Belege, Abtretung, Fristen

Muss der Entlastungsbetrag bei der Pflegekasse beantragt werden?

Der Entlastungsbetrag selbst braucht keinen Antrag. § 45b Abs. 2 Satz 1 SGB XI lässt den Anspruch entstehen, sobald ein Pflegegrad und häusliche Pflege vorliegen. Beantragt werden zwei andere Dinge: vorher der Pflegegrad nach § 33 SGB XI und später die Erstattung der Mittel gegen Beleg.

Ein bundesweit einheitliches Formular gibt es nicht. § 45b SGB XI schreibt keines vor. Die AOK nennt auf ihrer Infoseite ausdrücklich, dass für den Entlastungsbetrag kein Antrag nötig ist, die Knappschaft schreibt, dass es bei ihr keinen speziellen Antrag gibt. Einige Pflegekassen bieten trotzdem Vordrucke oder einen Upload in der App an. Sie erleichtern die Bearbeitung, sind aber keine Voraussetzung für den Anspruch.

Der Antrag auf den Pflegegrad setzt den Beginn. Nach § 33 Abs. 1 SGB XI gibt es Leistungen ab Antragstellung; wird der Antrag später als im Monat des Eintritts der Pflegebedürftigkeit gestellt, ab Beginn des Antragsmonats. Ab diesem Monat laufen auch die 131 Euro, unabhängig davon, wann der Bescheid eintrifft. Wie der Pflegegrad beantragt wird, beschreibt der Ratgeber Pflegegrad beantragen.

Der Antrag auf den Pflegegrad muss nicht zwingend bei der Pflegekasse eingehen. § 16 Abs. 1 SGB I lässt Anträge auf Sozialleistungen auch bei jedem anderen Leistungsträger und bei jeder Gemeinde zu. Nach § 16 Abs. 2 SGB I gilt der Antrag als zu dem Zeitpunkt gestellt, in dem er dort eingegangen ist.

Bei einer schweren Erkrankung, etwa einer Krebserkrankung, lohnt der Pflegegradantrag, sobald die Hilfe im Alltag voraussichtlich mindestens sechs Monate nötig ist. Diese Dauer nennt § 14 Abs. 1 SGB XI als Voraussetzung der Pflegebedürftigkeit. Wer erst den Bescheid abwartet, bevor er Entlastungsleistungen plant, verliert keine Monate: Erstattet wird rückwirkend ab dem Antragsmonat, sofern die Leistung in diesem Zeitraum stattgefunden hat.

Wie läuft die Abrechnung per Kostenerstattung ab?

Bei der Kostenerstattung bezahlt die pflegebedürftige Person die Rechnung des Anbieters zuerst selbst. Danach reicht sie den Beleg mit einem Erstattungsantrag bei der Pflegekasse ein. Die Pflegekasse erstattet den Betrag bis zur Höhe des verfügbaren Entlastungsbetrags, § 45b Abs. 2 Satz 2 SGB XI.

Wer erstattet, richtet sich nach der Versicherung. Gesetzlich Versicherte erhalten die Erstattung von der Pflegekasse, privat Versicherte vom privaten Versicherungsunternehmen. Bei Beihilfeberechtigung trägt die Beihilfefestsetzungsstelle nach § 45b Abs. 2 Satz 2 SGB XI einen Anteil; Beihilfeberechtigte reichen die Belege deshalb an beide Stellen.

Erstattet werden Eigenbelastungen, keine Pauschalen. Der Beleg weist eine tatsächlich entstandene Aufwendung für eine der vier Leistungsarten aus § 45b Abs. 1 Satz 3 SGB XI nach: Nummer 1 Tages- oder Nachtpflege, Nummer 2 Kurzzeitpflege, Nummer 3 ambulanter Pflegedienst, Nummer 4 anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag. Was in welche Nummer fällt, erklärt der Ratgeber Wofür darf der Entlastungsbetrag verwendet werden?.

Die Zuordnung zu einer dieser vier Nummern verlangt § 45b Abs. 2 Satz 3 SGB XI ausdrücklich. Das Bundesgesundheitsministerium beschreibt dasselbe: Aus Beleg und Erstattungsantrag muss hervorgehen, zu welcher Leistung die Kosten gehören und in welcher Höhe sie aus dem Entlastungsbetrag erstattet werden sollen. Fehlt die Angabe, ist der Beleg unvollständig.

Belege lassen sich monatlich oder gesammelt einreichen. Die AOK nennt als Tipp, Rechnungen über das Jahr zu sammeln und den Betrag von bis zu 1.572 Euro am Jahresende erstatten zu lassen. Wer so vorgeht, streckt allerdings länger Geld vor. Bei laufenden Leistungen ist das monatliche Einreichen meist übersichtlicher. Den Ablauf fasst der Belegweg in fünf Schritten zusammen.

1. Anbieter prüfenGehört die Leistung zu Nummer 1 bis 4? Bei Nummer 4 die Anerkennung nach Landesrecht vor dem ersten Termin bestätigen lassen.
2. Leistung nutzenFrühestens ab dem Monat, in dem der Pflegegrad beantragt wurde.
3. Rechnung kontrollierenLeistungsart, Zeitraum und Betrag müssen auf dem Beleg stehen.
4. Erstattung beantragenFormlosen Antrag mit Beleg per Post, App oder Upload an die Pflegekasse; Kopie behalten.
5. Guthaben notierenErstattete Beträge mitschreiben, damit der Rest des Jahres und der Übertrag bis 30. Juni sichtbar bleiben.

Wie formuliert man den Erstattungsantrag?

Ein Erstattungsantrag braucht wenige Angaben und kann formlos geschrieben werden. Der folgende Text ist ein Formulierungsvorschlag und ersetzt keine Beratung.

Mustertext: „An die Pflegekasse der [Name der Kasse]. Versicherte Person: [Name, Geburtsdatum, Versichertennummer]. Antrag auf Erstattung aus dem Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI. Für den Monat [Monat, Jahr] sind mir Kosten in Höhe von [Betrag] Euro für [Leistungsart: Nummer 1 Tages- oder Nachtpflege / Nummer 2 Kurzzeitpflege / Nummer 3 ambulanter Pflegedienst / Nummer 4 anerkanntes Angebot zur Unterstützung im Alltag] entstanden. Die Rechnung liegt bei. Bitte erstatten Sie den Betrag auf das Konto [IBAN, Kontoinhaber]. [Ort, Datum, Unterschrift].“

Schreibt eine Angehörige oder ein Angehöriger für die pflegebedürftige Person, kommt der Satz „Ich handle in Vollmacht für [Name]; die Vollmacht liegt bei.“ hinzu. § 13 Abs. 1 SGB X erlaubt die Vertretung durch Bevollmächtigte; die Vollmacht ist auf Verlangen schriftlich nachzuweisen.

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Kann der Anbieter direkt mit der Pflegekasse abrechnen?

Ja, über eine Abtretung. § 53 Abs. 2 Nr. 2 SGB I erlaubt die Übertragung eines Anspruchs auf Geldleistungen, wenn der zuständige Leistungsträger feststellt, dass sie im wohlverstandenen Interesse der berechtigten Person liegt. Mit der Abtretung zahlt die Pflegekasse die Erstattung direkt an den Anbieter.

In der Praxis heißt das Dokument Abtretungserklärung. Die AOK beschreibt den Ablauf so: Das Formular kommt vom Dienstleister, ein formloses Schreiben reicht ebenfalls, und die pflegebedürftige Person muss nicht in Vorleistung gehen. Der Anbieter reicht Abtretung und Rechnung bei der Pflegekasse ein.

Die Abtretung ändert den Weg des Geldes, nicht die Voraussetzungen. Der Anbieter muss unter eine der vier Nummern des § 45b Abs. 1 Satz 3 SGB XI fallen, und seine Rechnung muss die Zuordnung ausweisen. Bei der Nummer 4 bleibt die Anerkennung nach Landesrecht Pflicht.

Zwei Folgen regelt § 53 SGB I selbst. Nach Absatz 4 muss die Pflegekasse erst nach Ablauf des Monats an den Anbieter zahlen, der auf den Monat folgt, in dem sie von der Abtretung erfahren hat. Nach Absatz 6 sind berechtigte Person und Anbieter bei einer zu Unrecht erbrachten Zahlung als Gesamtschuldner zur Erstattung verpflichtet.

Die Abtretung reicht nur so weit wie der verfügbare Entlastungsbetrag. Übersteigt die Rechnung den Rest des Kalenderjahres oder den Übertrag aus dem Vorjahr, stellt der Anbieter den Differenzbetrag der pflegebedürftigen Person in Rechnung.

Wie findet man einen Anbieter, dessen Leistungen erstattungsfähig sind?

Die Pflegekasse übermittelt auf Anforderung eine Leistungs- und Preisvergleichsliste. § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB XI verpflichtet sie dazu unverzüglich und für den Einzugsbereich der antragstellenden Person. Die Liste enthält zugelassene Pflegeeinrichtungen und die Angebote zur Unterstützung im Alltag nach § 45a SGB XI.

Die Listen erstellen nach § 7 Abs. 3 Satz 2 SGB XI die Landesverbände der Pflegekassen. Sie aktualisieren sie einmal im Quartal und veröffentlichen sie auf einer eigenen Internetseite.

Auf die Liste weist die Pflegekasse von sich aus hin. Nach § 7 Abs. 2 Satz 3 SGB XI informiert sie unverzüglich nach Eingang eines Leistungsantrags über die unentgeltliche Pflegeberatung nach § 7a, den nächstgelegenen Pflegestützpunkt und die Vergleichsliste.

Für die Nummer 4 klärt die Liste die entscheidende Frage vor dem ersten Einsatz. Ein Angebot zur Unterstützung im Alltag ist nur erstattungsfähig, wenn es nach Landesrecht anerkannt ist, § 45b Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 SGB XI. Ob Nachbarschaftshilfe anerkannt wird, regelt jedes Bundesland selbst; die AOK verweist dafür auf die regionale Auskunft der Pflegekasse.

Können Angehörige den Entlastungsbetrag beantragen?

Angehörige können den Entlastungsbetrag nicht für sich selbst beantragen. Anspruchsinhaber ist nach § 45b Abs. 1 Satz 1 SGB XI die pflegebedürftige Person. Angehörige dürfen aber für sie handeln: Belege sammeln, den Erstattungsantrag stellen und den Schriftverkehr führen, mit Vollmacht nach § 13 SGB X.

Die Erstattung geht an die pflegebedürftige Person oder, bei einer Abtretung, an den Anbieter. Eine Tochter, die ihre Mutter selbst pflegt, kann für diese eigene Hilfe keinen Beleg nach § 45b SGB XI ausstellen. Ihre Pflege ist keine der vier Leistungsarten. Ob Angehörige als Nachbarschaftshilfe abrechnen dürfen, regelt das Landesrecht; Nordrhein-Westfalen schließt zum Beispiel Verwandte bis zum zweiten Grad aus. Einzelheiten stehen im Ratgeber Entlastungsbetrag bei Pflegegrad 1.

Für pflegende Angehörige sind andere Leistungen gedacht. Das Pflegegeld ab Pflegegrad 2 kann die pflegebedürftige Person frei an Angehörige weitergeben. Der Entlastungsbetrag dagegen bezahlt Dienste, die Angehörige entlasten.

Was tun, wenn der Entlastungsbetrag nicht ausreicht?

Reicht der Entlastungsbetrag nicht, gibt es ab Pflegegrad 2 den Umwandlungsanspruch. § 45a Abs. 4 SGB XI erlaubt, bis zu 40 Prozent der nicht genutzten ambulanten Pflegesachleistung für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag einzusetzen. Auch dafür braucht es keinen Vorab-Antrag, nur einen Kostenerstattungsantrag mit Belegen.

Die Umwandlung verringert das Pflegegeld. Das Bundesgesundheitsministerium rechnet vor: Wer bei Pflegegrad 2 40 Prozent der Sachleistung von 796 Euro umwandelt, also 318,40 Euro, erhält daneben noch 60 Prozent des Pflegegeldes von 347 Euro, also 208,20 Euro. Wurde für den Monat schon volles Pflegegeld gezahlt, verrechnet die Pflegekasse die Überzahlung mit der Erstattung.

Daneben bleiben Reste aus dem Vorjahr. Nicht verbrauchte Beträge eines Kalenderjahres lassen sich nach § 45b Abs. 1 Satz 5 SGB XI bis zum 30. Juni des Folgejahres einsetzen. Wie der Übertrag funktioniert, erklärt der Ratgeber Entlastungsbetrag ansparen. Für Pflegegrad 1 gibt es keinen Umwandlungsanspruch.

Bis wann müssen die Belege bei der Pflegekasse eingehen?

§ 45b SGB XI nennt keine Frist für das Einreichen der Belege. Befristet ist nur die Inanspruchnahme der Leistung: im Kalenderjahr, mit Übertrag bis zum 30. Juni des Folgejahres. Die äußere Grenze für den Erstattungsanspruch setzt die Verjährung nach § 45 Abs. 1 SGB I.

§ 45 Abs. 1 SGB I lässt Ansprüche auf Sozialleistungen in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres verjähren, in dem sie entstanden sind. Entstanden ist ein Anspruch nach § 40 Abs. 1 SGB I, sobald seine gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Die beiden Fristen sind getrennt zu lesen. Wann verfällt der Entlastungsbetrag 2026? Reste aus 2026 sind für Leistungen nutzbar, die bis zum 30. Juni 2027 stattfinden. Wer eine Betreuung im Juli 2027 aus dem Rest von 2026 bezahlen will, scheitert an § 45b Abs. 1 Satz 5 SGB XI, nicht an der Verjährung.

Die Verjährung lässt sich anhalten. Nach § 45 Abs. 3 SGB I hemmt ein schriftlicher Antrag auf die Sozialleistung die Verjährung, ebenso ein Widerspruch. Die Hemmung endet sechs Monate nach Bekanntgabe der Entscheidung über den Antrag oder den Widerspruch.

Für die Bearbeitung eines Erstattungsantrags nennt § 45b SGB XI keine Frist. Bleibt ein Antrag ohne zureichenden Grund unbearbeitet, ist nach § 88 Abs. 1 SGG eine Untätigkeitsklage frühestens sechs Monate nach dem Antrag zulässig. Eine Nachfrage bei der Pflegekasse klärt den Stand meist schneller.

Was tun, wenn die Pflegekasse die Erstattung ablehnt?

Gegen einen ablehnenden Bescheid der Pflegekasse ist der Widerspruch gegeben. § 84 Abs. 1 SGG setzt dafür eine Frist von einem Monat nach Bekanntgabe. Der Widerspruch geht schriftlich, in elektronischer Form nach § 36a SGB I oder zur Niederschrift an die Stelle, die den Bescheid erlassen hat. Eine einfache E-Mail reicht nicht.

Bekanntgegeben ist ein per Post versandter Bescheid nach § 37 Abs. 2 SGB X am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post. Die Frist beginnt nach § 66 Abs. 1 SGG nur, wenn der Bescheid eine Rechtsbehelfsbelehrung enthält. Fehlt sie oder ist sie unrichtig, gilt nach Absatz 2 eine Frist von einem Jahr.

Die Ablehnungsgründe lassen sich am Gesetz prüfen. Aus dem Wortlaut ergeben sich vier: ein Beleg ohne Zuordnung zu einer der Nummern 1 bis 4, ein Anbieter ohne Anerkennung nach Landesrecht, Selbstversorgung durch einen Pflegedienst in den Pflegegraden 2 bis 5 und eine Leistung vor dem Antragsmonat.

Ein fehlender Beleginhalt lässt sich nachreichen. Die Pflegekasse ist nach § 16 Abs. 3 SGB I verpflichtet, darauf hinzuwirken, dass unvollständige Angaben ergänzt werden. Eine korrigierte Rechnung des Anbieters mit der fehlenden Zuordnung beseitigt diesen Grund. Die Widerspruchsfrist läuft davon unabhängig weiter. Den Ablauf eines Widerspruchs mit Mustertext beschreibt der Ratgeber Widerspruch gegen den Pflegegrad; Form und Fristen gelten hier genauso.

Zu Erfolgsquoten von Widersprüchen beim Entlastungsbetrag machen wir keine Angabe. Eine belastbare, kassenübergreifende Statistik dazu existiert nicht.

Was ändert sich beim Entlastungsbetrag ab 2027?

Nach geltendem Recht ändert sich nichts. Das Bundeskabinett hat am 30. September 2026 den Entwurf eines Pflegeneuordnungsgesetzes beschlossen. Der Entwurf sieht vor, den Entlastungsbetrag durch ein Sozialraumbudget für die Pflegegrade 2 bis 5 zu ersetzen, das nur für anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag gilt.

Für das Sozialraumbudget nennt der Kabinettsentwurf vom 30.09.2026 bis zu 175 Euro im Monat, für Pflegebedürftige unter 25 Jahren bis zu 300 Euro. Nach dem Entwurf entfielen außerdem der Entlastungsbetrag bei Pflegegrad 1 und der Umwandlungsanspruch nach § 45a Abs. 4 SGB XI. Das Gesetz soll nach Artikel 11 des Entwurfs überwiegend am 1. Januar 2027 in Kraft treten. Der Bundestag hat darüber noch nicht entschieden. Wir aktualisieren diese Seite, sobald ein Gesetz beschlossen ist; Hintergründe stehen im Ratgeber Pflegehilfsmittel und die geplante Reform.

Welche Fehler kosten beim Abrechnen des Entlastungsbetrags Geld?

Fünf Fehler führen beim Entlastungsbetrag am häufigsten dazu, dass Geld nicht erstattet wird. Alle fünf lassen sich mit dem Belegweg in fünf Schritten vermeiden.

• Den Pflegegradantrag aufschieben: Leistungen vor dem Antragsmonat erstattet die Pflegekasse nicht.
• Einen Anbieter ohne Anerkennung nach Landesrecht beauftragen: Die Rechnung bleibt privat.
• Belege ohne Leistungsart einreichen: Die Pflegekasse fordert sie nach oder lehnt ab.
• Reste über den 30. Juni des Folgejahres hinaus planen: Leistungen danach sind aus dem alten Guthaben nicht mehr gedeckt.
• Bei Abtretungen das Guthaben nicht verfolgen: Rechnungen über dem verfügbaren Betrag zahlt die pflegebedürftige Person selbst.

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Stand 09/2026. Diese Seite gehört zur Einfach zum Angebot GmbH und ist damit kein neutraler Vergleich. Die Rechtsangaben stammen unverändert aus dem Gesetzestext.